1-Aktif
David Allen adalah konsultan manajemen waktu dan penulis terlaris. Dia telah mengembangkan program peningkatan dan produktivitas untuk lebih dari satu juta profesional di seratus organisasi, termasuk perusahaan-perusahaan Fortune 500, lembaga nirlaba global dan pemerintah AS.
Dia menjalankan perusahaan jutaan dolar dan telah menulis tiga buku, termasuk Getting Things Done: Seni Produktivitas Bebas Stres dan Siap untuk Apa Pun: 52 Prinsip Produktivitas untuk Mendapatkan Hal-hal yang Dilakukan. David Allen membahas aturan dua menit untuk menyelesaikan lebih banyak dengan SUKSES.
SUKSES: Anda berbicara tentang orang yang menggunakan jendela kecil waktu untuk mendapatkan lebih banyak prestasi. Beri tahu kami cara melakukan ini secara efektif.
David Allen: Banyak orang menunda-nunda karena mereka tidak tahu apa tindakan mereka selanjutnya. Ketika Anda benar-benar menentukan apa yang harus dilakukan selanjutnya, ketika Anda berkata, 'Oh, tunggu dulu, Anda tahu, saya bisa melakukannya dengan sangat cepat, ' saat itulah Anda membuat kemajuan. Mungkin berselancar di Web untuk mendapatkan informasi, atau bisa mengangkat telepon dan meninggalkan pesan untuk adikmu di voicemail-nya… Sering kali langkah selanjutnya pada sesuatu adalah sesuatu yang bisa dilakukan dengan cukup cepat. Jadi, hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan semuanya sudah terurai ke tingkat tindakan selanjutnya. Dan kemudian jika Anda mendapatkan jendela waktu, melirik semua tindakan itu dan memilih satu yang mungkin cocok dalam kerangka waktu semacam itu. Yang benar adalah banyak hal yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk selesai.
SUKSES: Ceritakan tentang aturan dua menit Anda.
David Allen: Saya memiliki aturan dua menit yang mengatakan: Jika Anda menentukan suatu tindakan dapat dilakukan dalam dua menit, Anda sebenarnya harus melakukannya dengan benar, karena itu akan memakan waktu lebih lama untuk mengaturnya dan meninjaunya daripada untuk benar-benar selesaikan saat pertama kali Anda melihatnya. Jika Anda tidak menghindari pertanyaan tentang apa langkah selanjutnya, banyak item dua menit bisa dilakukan saat itu. Sekarang, ada beberapa kali Anda memiliki langkah selanjutnya yang akan memakan waktu lebih lama, seperti menyusun beberapa lembar kerja baru yang besar. Anda tidak ingin melakukannya dalam dua menit. Merupakan ide bagus untuk menyimpan banyak hal kecil yang harus dilakukan ketika Anda mendapatkan jendela kecil yang aneh itu, seperti membersihkan email lama, atau membersihkan beberapa file Anda. Ada banyak hal di sekitar saya yang harus dilakukan ketika saya mendapatkan jendela waktu yang aneh dan ketika saya tidak punya banyak energi. Katakanlah saya selesai melakukan panggilan telepon besar dan saya tidak memiliki panggilan lain selama tujuh menit, saya cenderung hanya membersihkan spam dari email saya atau Anda tahu membersihkan file, atau mungkin pergi dan mendapatkan secangkir kopi.
SUKSES: Aturan dua menit yang Anda bicarakan ini adalah salah satu hal yang saya pelajari dari Anda dan gunakan setiap hari. Anda tahu, sebuah email mendarat di kotak masuk Anda dan Anda membuat keputusan, apakah ini sesuatu yang bisa saya lakukan dalam dua menit? Dan jika ya, bersihkan, lakukan, selesaikan, lanjutkan. Jika tidak, maka ajukan untuk potongan waktu ketika Anda akan fokus pada kegiatan semacam itu. Apakah itu benar?
David Allen: Ya. Anda tahu, banyak orang telah menemukan bahwa untuk menjadi bagian yang sangat kuat dari buku saya, Getting Things Done, dan saya pikir itu bukan hanya efisiensi untuk menyingkirkan hal-hal dua menit, itu juga tidak harus memarkirnya, lihat lagi dan pikirkan lagi. Dapatkan itu. Jadilah seperti Teflon. Biarkan keluar dari sana. Saya pikir itu melatih orang untuk membuat keputusan eksekutif tentang apa yang harus mereka lakukan tentang hal-hal ketika itu terjadi. Apakah ini sesuatu yang bisa saya lakukan dalam dua menit? Pertanyaan itu sebenarnya menipu Anda untuk membuat keputusan eksekutif tentang apa hal berikutnya yang perlu terjadi dan itu benar-benar pelatihan yang dibutuhkan orang.
