1-Aktif

Para Ahli dari Dekat
Louis Barajas adalah pakar keuangan dan penulis bisnis Small Business, Big Life dan Overworked, Overwhelmed & Underpaid .

Jan Yager telah meneliti manajemen waktu dan melakukan lokakarya sejak 1980-an. Dia adalah penulis tiga buku tentang manajemen waktu, yang terbaru, Work Less, Do More: Makeover Produktivitas 14-Hari .

Peggy Duncan adalah pakar produktivitas pribadi, pembicara, konsultan, dan penulis The Time Management Memory Jogger dan Conquer Email Overload .

P. Saya menjalankan bisnis di luar rumah, dan saya terganggu oleh proyek-proyek rumah dan keluarga yang datang dan pergi. Bagaimana saya bisa mempertahankan fokus seperti laser di lingkungan bisnis rumahan?

Louis Barajas : Anda perlu menciptakan "ruang kerja sakral" di mana keluarga Anda belajar untuk menghormati batasan pekerjaan fisik Anda. Banyak pemilik bisnis yang bekerja dari rumah secara pribadi bertanggung jawab untuk melanggar batas-batas yang tak terlihat itu. Jadwalkan waktu istirahat untuk bertemu keluarga Anda.

Peggy Duncan : Sama seperti yang Anda lakukan untuk bekerja, Anda harus berhenti cukup lama untuk menempatkan sistem di tempat untuk menyelesaikan semuanya di rumah.

Nilai interupsi. Jika Anda menilai gangguan keluarga, Anda dapat membuat perubahan sederhana untuk menguranginya, seperti menurunkan rak di lemari es untuk memberi anak akses yang lebih mudah.

Menetapkan batasan. Atur jam kantor seperti yang Anda lakukan di lingkungan tradisional, dan jelaskan apa yang merupakan gangguan yang layak, seperti kompor yang terbakar.

Terorganisir. Anda harus melepaskan pekerjaan menjalankan departemen yang hilang dan ditemukan di rumah. Setiap orang harus terorganisir sehingga mereka dapat menemukan apa pun yang mereka butuhkan tanpa Anda.

Buat rutinitas. Untuk membuat penjadwalan bekerja lebih mudah, itu akan membantu jika Anda membangun rutinitas. Misalnya, masak seminggu lebih awal setiap Sabtu pagi.

T: Ketika menulis to do list, apakah ada cara untuk membuatnya lebih efektif?

Jan Yager : Cara-cara utama untuk membuat daftar pekerjaan menjadi lebih efektif adalah:

Pesan daftar Anda berdasarkan prioritas.

Cobalah untuk memperkirakan berapa lama sesuatu akan berlangsung.

Cobalah untuk membuat daftar tugas Anda tidak hanya pada hal-hal besar - ​​tulis buku, tetapi uraikan menjadi beberapa langkah - tulis Bab 1 atau lakukan wawancara untuk Bab 1.

Pastikan Anda selalu memindahkan item yang belum selesai dari daftar saat ini ke daftar berikutnya.

Apa pun jenis daftar yang berfungsi untuk Anda baik-baik saja. Beberapa orang lebih suka komputer atau PDA, termasuk BlackBerry atau bahkan telepon. Yang lain lebih suka kertas. Beberapa membuat daftar harian, dan yang lain membuat daftar mingguan, bulanan atau bahkan tahunan, termasuk penetapan tujuan dan rencana bisnis.

Menuliskan sesuatu membantu Anda mengkonkretkan rencana dan sasaran Anda. Buat daftar tugas di akhir setiap hari kerja untuk membantu Anda menentukan apa yang akan Anda lakukan pertama pagi berikutnya.

Lihat daftar tugas Anda, dan periksa apa yang telah Anda capai dan apa yang masih harus Anda lakukan. Hal-hal tidak dilakukan secara ajaib karena Anda telah menuliskannya di daftar tugas.

Peggy Duncan : Penting untuk menggunakan otak Anda untuk berpikir tetapi menggunakan isyarat eksternal untuk mengingat. Daftar tugas hanya berfungsi sebagai pengingat untuk menyelesaikan sesuatu. Itu bisa berupa buku catatan spiral, tugas Outlook, notepad, pengingat kalender, daftar periksa, alarm, dll.

Berikut ini beberapa contohnya:
Panggilan konferensi pada pukul 1 siang. Selain pengingat kalender, atur alarm di ponsel Anda sehingga suara itu membuat Anda jauh dari pekerjaan. Pilihan lain adalah unduhan gratis dari CinnamonSoftware.com, Talking Alarm Clock.

Folder untuk perjalanan Anda berikutnya. Letakkan folder di tempat yang logis dan catat di kalender Anda atau daftar perjalanan yang harus Anda ambil. Ketika Anda mempersiapkan perjalanan Anda (selalu sehari sebelumnya), periksa catatan Anda dan dapatkan foldernya.

Proyek membutuhkan lebih dari beberapa jam. Pindahkan ini dari daftar pekerjaan dan ke kalender Anda dengan rencana bulanan, mingguan, atau harian untuk menyelesaikannya. Hancurkan proyek Anda menjadi beberapa fase, dan buat sistem pelacakan agar Anda sesuai jadwal.

Tugas pada hari Sabtu. Ini bisa sesederhana selembar kertas yang disimpan di saku Anda. Batch tugas Anda sehingga Anda dapat menanganinya berdasarkan apa yang mereka dan di mana Anda harus pergi.

Pesan suara. Saat Anda mendengarkan pesan suara, gunakan buku catatan spiral untuk mencatatnya. Setelah panggilan balik, periksa dari daftar. Jika Anda tidak menyelesaikannya hari itu, sorot. Ingat, boleh saja menggunakan kombinasi dari semua tips ini.

T: Apa kiat terbaik Anda untuk menyelesaikan lebih banyak - kebiasaan apa yang harus saya coba adopsi?

Jan Yager : Memprioritaskan adalah kuncinya. Apa yang harus Anda capai atau ingin capai dalam jangka panjang atau saat ini, dan langkah apa yang harus Anda ambil untuk berhasil pada tujuan tersebut? Cobalah untuk menjadi sekonkret mungkin.

Pelajari cara mendelegasikan tugas yang terlalu membosankan bagi Anda atau bukan penggunaan waktu Anda yang terbaik. Tetapi jangan mendelegasikan apa yang Anda lakukan terbaik dan apa kunci keberhasilan Anda. Juga, mendelegasikan tugas, bukan hubungan.

Hindari menjadi gila kerja. Ingat bahwa sebagian besar pecandu kerja adalah manajer waktu yang buruk. Mereka bekerja terus-menerus karena mereka tidak dapat memulai dan menghentikan pekerjaan; jadi begitu mereka mulai, mereka terus berjalan. Burnout, tingkat kecelakaan atau kesalahan yang lebih tinggi, dan hubungan kerja atau pribadi yang buruk adalah beberapa negatif yang terkait dengan pecandu kerja. Pecandu kerja perlu menyadari bahwa keseimbangan kehidupan kerja adalah pilihan yang lebih baik untuk efektivitas waktu berkelanjutan, dan kehidupan yang memuaskan dan bermanfaat. Itu tidak berarti tidak ada waktu dengan krisis pekerjaan yang sesekali karena tenggat waktu atau tuntutan musiman, tetapi jika kerja 24 jam 24 jam sehari, perbaikan manajemen waktu, termasuk langkah dan perencanaan yang lebih baik, dapat menghasilkan efisiensi dan efisiensi yang lebih besar. kehidupan Anda dan keluarga yang lebih sehat.

Louis Barajas : Setiap orang harus merencanakan hari kerja mereka dengan menuliskan satu hal terpenting yang perlu mereka lakukan sebelum meninggalkan kantor. Atur hari kerja Anda dengan menggunakan solusi teknologi dan sistem praktis untuk menyelesaikan sesuatu. Tanpa rencana kerja harian, hampir tidak mungkin untuk fokus pada menjadi efisien dan efektif. Juga, buat lingkaran dukungan untuk membantu Anda mendelegasikan atau mengelola waktu secara lebih efektif. Terakhir, tanyakan pada diri Anda pertanyaan berikut setiap hari: Bagaimana saya bisa menciptakan nilai lebih dalam hidup saya dan untuk pelanggan saya hari ini?

Peggy Duncan : Beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan termasuk:

Keluarkan kata coba dari kosakata Anda. Anda akan berubah dan melakukan ini atau tidak.

Lebih memperhatikan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Simpan log selama beberapa hari untuk membuat representasi visual tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Kemudian bandingkan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda dengan nilai-nilai, tujuan, dan prioritas Anda.

Menjadi lebih egois. Lakukan apa yang perlu Anda lakukan untuk menyatukannya dengan menempatkan diri Anda terlebih dahulu.

Delegasikan sebanyak yang Anda bisa. Setelah Anda menciptakan ketenangan dan membersihkan kekacauan, delegasikan lebih banyak dan fokus pada pekerjaan inti Anda.

Berhenti menunda-nunda. Ketika Anda menunda-nunda, Anda tidak akan punya waktu untuk melakukan pekerjaan terbaik Anda, dan Anda mengambil risiko bahwa tidak ada yang salah (yaitu, printer kehabisan toner). Jika Anda terburu-buru, temukan sesuatu yang sehat untuk menggantikan kesenangan itu.

Jatuhkan mentalitas 9-1-1. Apa yang akan terjadi jika Anda tidak tersedia instan setiap email, panggilan telepon, pesan instan atau mengetuk pintu terjadi? Kamu akan bertahan hidup. Tetap fokus pada apa yang Anda lakukan dan dengan siapa Anda.

Menginap di akhir pekan ini. Tinggalkan setidaknya satu akhir pekan sepenuhnya gratis setiap bulan. Jangan keluar dari piyama Anda, dan menyelesaikan beberapa proyek di rumah.

Anda harus mendekati kehidupan seolah-olah Anda tidak punya waktu luang. Ketika Anda mulai bekerja dengan lebih cerdas, Anda akan membuat lebih banyak waktu untuk berpikir. Dan ketika Anda mulai berpikir, semua hal liar dan gila akan mulai terjadi.