1-Aktif

The Experts Up Close Louis Barajas adalah pakar keuangan dan penulis bisnis Small Business, Big Life dan Overworked, Overwhelmed & Underpaid.

Jan Yager telah meneliti manajemen waktu dan melakukan lokakarya sejak 1980-an. Dia adalah penulis tiga buku tentang manajemen waktu, yang terbaru, Work Less, Do More: Makeover Produktivitas 14-Hari.

Peggy Duncan adalah pakar produktivitas pribadi, pembicara, konsultan, dan penulis The Time Management Jogger dan Conquer Email Overload with Better Habits.

P. Saya sering bekerja secara bersamaan pada proyek yang beragam dengan tenggat waktu yang berbeda, dan saya memiliki karyawan dengan proyek mereka sendiri. Tantangan saya adalah dalam memfokuskan secara memadai pada setiap proyek, tanpa mengabaikan apa pun, tetapi masih dapat mengubah arah dan menjawab pertanyaan dari staf. Bisakah kamu menolong?

Jan Yager: Saya telah mengamati bahwa orang-orang sukses, baik di dunia bisnis atau dunia kreatif menulis atau seni, dapat beralih bolak-balik antara proyek. Sekarang ini berbeda dari multitasking, di mana kecenderungannya adalah mencoba melakukan beberapa proyek secara bersamaan. Seperti yang saya tunjukkan dalam buku saya Work Less, Do More, dalam bab multitasking, apa yang sebenarnya ingin Anda lakukan adalah apa yang disebut perhatian selektif . Sebagian besar dari kita harus menyulap, satu, dua, lima, 10, atau bahkan 20 proyek selama periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek-proyek itu. Tetapi - dan ini adalah "tetapi" yang sangat penting - bagian perhatian selektif adalah bahwa ketika Anda mengerjakan proyek tertentu - ketika Anda telah beralih dari proyek A ke proyek B - Anda benar-benar fokus pada satu proyek. Hindari gangguan dan jangan bolak-balik antara dua proyek atau lebih. Fokuslah dan berkonsentrasilah pada apa pun yang sedang Anda kerjakan sampai selesai atau harus bergeser lagi untuk alasan apa pun (mis. Permintaan tepat waktu baru atau sepotong informasi yang telah Anda tunggu, dll.).

Louis Barrajas: Multitasking cukup sulit dengan proyek Anda sendiri. Ketika Anda bertanggung jawab untuk proyek orang lain itu merumitkan masalah secara substansial. Sangat penting untuk membuat struktur dan sistem . Biasanya, masalahnya bukan pada jumlah proyek, tetapi gangguan dari semua orang dengan tenggat waktu mereka sendiri. Anda harus berhati-hati dalam membuat kalender proyek di mana Anda dapat menjadwalkan waktu untuk setiap proyek. Saya menggunakan Microsoft Outlook untuk memblokir waktu untuk mengerjakan proyek saya dan menjadwalkan janji temu dengan staf saya untuk meninjau proyek mereka. Saya juga menggunakan Tugas-tugas Microsoft Outlook untuk menetapkan tugas-tugas kepada staf saya sehingga mereka dapat memberi saya informasi terbaru tentang kemajuan mereka.

Peggy Duncan: Ini bukan seberapa banyak pekerjaan yang Anda lakukan; itu sebabnya dan bagaimana Anda melakukannya. Lihatlah setiap proyek secara individual dan pastikan itu layak untuk semua orang. Kemudian cari tahu bagaimana menyelesaikannya dengan waktu dan usaha paling sedikit. Dengan proses yang lebih baik, akan lebih mudah untuk melatih karyawan Anda secara memadai dan ini menghasilkan lebih sedikit pertanyaan.

Anda harus menjadwalkan waktu untuk mengerjakan setiap proyek dan menghindari melompat dari satu proyek ke proyek berikutnya. Anda akan mendapatkan lebih banyak pekerjaan jika Anda fokus pada satu hal pada satu waktu, dan menyelesaikannya atau mencapai titik penghentian yang logis. Jangan biarkan multitasking merampok Anda dari kepuasan yang datang dari menyelesaikan sesuatu.

Tanpa disadari, Anda mungkin terus bekerja seperti biasa, tidak pernah mempertimbangkan mungkin ada cara yang lebih baik. Berhentilah cukup lama untuk memikirkan hal ini dan bekerja untuk merampingkan dan mendokumentasikan semuanya, langkah demi langkah logis. Jika Anda dan karyawan Anda mulai bekerja seperti ini, Anda akan memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan semuanya.

Q. Bagaimana saya bisa tetap fokus pada bisnis saya ketika saya menjalankan bisnis di luar rumah saya?

Jan Yager: Jika Anda tidak dapat tetap fokus pada pekerjaan yang efektif di rumah, Anda akan gagal dalam bisnis Anda, dipaksa untuk mendapatkan kantor di luar, atau keluarga Anda akan frustrasi dan bingung. Jadi, langkah pertama adalah membuat jadwal kerja sehingga semua orang tahu apakah itu 9 hingga 5 atau 8 hingga 4 atau bahkan 9 hingga 2. Anda tidak mencuci piring atau menerima panggilan pribadi. Itu adalah jam kerja Anda dan semua orang tahu sehingga mereka akan menghargai waktu yang ditentukan waktu kerja.

Bekerja dari rumah memang memiliki fasilitasnya, dan salah satunya adalah fleksibilitas. Jadi jangan terlalu kaku dengan jadwal Anda sehingga Anda tidak membuat pengecualian. Misalnya, mondar-mandir dan beristirahat dari pekerjaan Anda adalah penting. Bangunlah waktu istirahat Anda bahkan ketika Anda seorang pekerja berbasis rumahan. Bangun dari komputer Anda dan berjalan-jalan atau membuang cucian ke mesin cuci jika Anda ingin melakukannya saat istirahat.

Ingatlah bahwa meskipun Anda bekerja di kantor di luar, ada gangguan dan tantangan yang harus Anda hadapi. Alih-alih anggota keluarga yang mungkin bertanya kapan waktunya makan malam, itu bisa saja karyawan di lorong yang merupakan pengunjung "mampir".