3

Saya diwawancarai minggu ini oleh seorang jurnalis yang mencari masukan tentang cara menjadwalkan dan mengadakan pertemuan yang lebih berhasil. Ini adalah topik yang sangat penting, jadi saya berbagi poin ini dengan Anda … Saya pikir itu akan menjadi statistik yang menakutkan untuk mengetahui berapa banyak kekuatan hidup yang produktif terjepit dalam pertemuan yang tidak produktif, tanpa kemudi, berkelok-kelok, tidak efektif, menyaburkan, dan membuat otak-mati rasa. Namun, pertemuan yang terorganisir dengan baik dari pikiran yang siap dan terlibat penuh dapat menjadi aktivitas paling produktif di hari kerja Anda.

Inilah cara mengadakan pertemuan yang lebih berjaya:

I. Rencana Pra-permainan

Tujuan: Jangan mengadakan rapat sampai Anda telah mengidentifikasi dan menulis tujuan yang jelas, tujuan yang ditetapkan dan hasil spesifik yang Anda cari dengan pertemuan ini. Ini akan mengungkapkan kurangnya kebutuhan sebagian besar pertemuan.

Aturan pertunangan: Tidak ada kepala retak (beri) … Fokus dan keterlibatan lengkap. BlackBerries off, telepon mati dan laptop ditutup - tanpa kecuali. Jika Anda bertemu dengan presiden (OK, katakanlah, Oprah) Anda akan mematikan telepon Anda, bukan? Beri semua orang rasa hormat yang sama. Jadwalkan waktu istirahat sehingga orang-orang dapat mengutak-atik mainan mereka, tetapi dengan berani menegakkan kebijakan keterlibatan penuh.

Daftar undangan: Hanya undang mereka yang tidak terpisahkan dalam diskusi. Semua orang bisa mendapatkan pembaruan ringkasan 10 menit. Jangan menyeret orang-orang yang tidak bersalah melewati sarang-sarang slogan ini. Hanya kontributor utama dialog yang perlu menderita melalui ongkos penuh menyenangkan.

Jadwalkan penampilan tamu: Jika beberapa orang tidak akan diperlukan hingga 30 menit ke pertemuan, minta mereka datang lalu pergi segera setelah kontribusi mereka selesai.

Agenda: Sirkulasikan konsep agenda dan dapatkan umpan balik, saran, dan masukan dari para peserta sebelumnya. Ini akan menyempurnakan agenda dan mengakuisisi.

Minta persiapan: Bagikan bahan referensi yang harus ditinjau atau dipelajari sebelum pertemuan. Rapat sekarang dapat fokus pada diskusi dan keputusan, bukan ulasan informasi latar belakang.

II Game Aktif!

Pep talk: Mulailah dengan mengingatkan kelompok tentang tujuan utama dan tujuan akhir.

Wasit: Minta seseorang ditugaskan sebagai polisi waktu dan wasit. Mintalah mereka memberikan peringatan 2 menit ketika mendekati akhir bagian dari agenda dan mengumumkan pemberhentian (serta "jeda iklan" yang dijadwalkan). Jika seseorang mulai “menyisir” atau membawa percakapan ke dalam lubang kelinci, minta mereka untuk melemparkan kartu kuning, sarankan percakapan tersebut menjadi “offline” (di luar rapat) atau dapatkan informasi tertulis dan diedarkan kembali ke grup.

Pertarungan! Pertarungan! Pertarungan! (Tapi adil): Dorong debat, perselisihan dan ketidaksepakatan. Jika semua orang setuju dengan segalanya, Anda tidak perlu rapat. Berkelahi, tapi berkelahi dengan adil. Serang ide, bukan orang; pertempuran dengan konsep, bukan karakter orang dengan pandangan yang berlawanan. Tidak ada kekasaran yang tidak perlu atau perilaku yang tidak sportif atau Anda akan terlempar dari permainan.

AKU AKU AKU. Penyelesaian Pasca Pertandingan

WWW: Apa tindakan dan hasil setelah pertemuan? Kami menyebutnya WWW - Who, What, When? Setiap tindakan harus dipertanggungjawabkan 100 persen hanya oleh satu orang dengan tanggal pengiriman tertentu. Sirkulasikan poin-poin utama dan WWW ke semua peserta. Tetapkan seseorang untuk ditindaklanjuti di WWW semua orang.

Konsistensi: Jika Anda mulai berlatih permainan ceroboh, Anda akan mulai kalah dalam permainan produktivitas. Lanjutkan perilaku sembrono ini dan bahkan mungkin membuat Anda pemain kunci - mati karena rapat.