Kendalikan waktu Anda

"Saya menemukan bahwa kebanyakan orang tidak melakukan perencanaan jangka panjang; melainkan, mereka merencanakan untuk jangka pendek dan, karenanya, didorong oleh hal yang mendesak."

Prioritisasi, aspek manajemen waktu, berarti memutuskan apa yang penting dan menghabiskan waktu untuk prioritas tersebut.

Pemilik usaha kecil dan pengusaha menemukan prioritas sangat menantang karena mereka tergoda oleh hal yang mendesak dan yang tidak penting. Mereka mendapati bahwa hal-hal yang menjadi mendesak itu dekat atau populer dan sering kali memiliki penampilan yang penting tetapi sebenarnya hanya mendesak.

Setengah dari orang yang saya ajar mengakui bahwa separuh dari waktu mereka dihabiskan untuk hal-hal yang mendesak, tidak penting. Dalam mengklasifikasikan apa yang kami lakukan baik dalam hal urgensi maupun kepentingan, saya berbicara dalam buku saya The 7 Habits of Very Effective People dan First Things First tentang empat kuadran: Kuadran 1 sangat penting, penting; Kuadran 2 tidak mendesak, penting; Kuadran 3 mendesak, tidak penting; dan Kuadran 4 tidak mendesak, tidak penting. Dalam penelitian yang kami lakukan dengan perusahaan-perusahaan yang memiliki pengaruh tak terukur pada pengembangan kontrol kualitas dan manajemen, kami menemukan sebagian besar menghabiskan waktu mereka di Kuadran 2. Yang lain menghabiskan waktu mereka di Kuadran 3 - melakukan hal-hal yang mendesak tetapi tidak terlalu penting. Mereka tahu dan mengakuinya. Anda mungkin juga.

Untuk menghabiskan lebih banyak waktu untuk hal-hal yang tidak mendesak dan penting, pertama kembangkan pernyataan misi yang memiliki tujuan dan nilai yang diidentifikasi dengan jelas. Ini memberi Anda konteks untuk menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek, serta rencana untuk mencapai tujuan tersebut.

Kebiasaan kedua dalam 7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif dimulai dengan akhir dalam pikiran. Ini tentang visi dan merupakan awal dari pernyataan misi Anda. Mulai dari bagian akhir mendefinisikan kriteria yang lebih besar. Anda dapat memutuskan prioritas utama Anda berdasarkan tujuan itu. Begitu Anda memiliki prioritas utama itu dan menjadikannya prioritas, Anda tidak akan tergoda oleh banjir urgensi yang konstan.

Kebiasaan 3 adalah ciptaan fisik dari tujuan, nilai, peran, dan prioritas yang Anda tentukan. Apa itu "hal pertama"? Hal pertama adalah hal-hal yang menurut Anda paling berharga menurut Anda. Jika Anda mengutamakan hal-hal pertama, Anda mengatur dan mengelola waktu dan acara sesuai dengan prioritas pribadi yang Anda buat dalam Kebiasaan 2, dimulai dengan akhir dalam pikiran.

Begitu Anda tiba di prioritas-prioritas utama untuk setiap peran yang Anda miliki dalam hidup Anda (bisnis, pribadi, keluarga, layanan masyarakat), Anda memiliki konteks untuk membedakan antara apa yang penting dan apa yang sangat mendesak.

Tidak masalah seberapa pintar atau berpengalaman Anda, tanpa pernyataan misi, Anda masih bisa terperangkap dalam fokus pada apa yang mendesak, bukan apa yang penting. Sangat mudah tergoda oleh apa yang menekan - oleh apa yang dekat. Contoh: mengganggu pertemuan keluarga untuk panggilan telepon. Atau contoh lain: mengganggu rapat yang sangat penting untuk mengirim pesan teks dan email.

Teknologi adalah pelayan yang hebat, tetapi guru yang buruk. Ini membawa Anda dari fokus Anda. Itu tidak memiliki prioritas yang terkait dengannya.

Untuk menindaklanjuti prioritas tertinggi Anda, buatlah rencana jangka panjang. Dasarkan rencana jangka panjang itu (melihat dua atau tiga tahun ke depan) pada pernyataan misi Anda - tujuan dan nilai-nilai Anda. Saya menemukan bahwa kebanyakan orang tidak melakukan perencanaan jangka panjang; melainkan, mereka merencanakan untuk jangka yang sangat pendek dan, karenanya, didorong oleh hal-hal yang mendesak.

Pengusaha begitu mudah tertarik untuk melihat peluang prioritas rendah, daripada jenis peluang yang memiliki potensi bisnis luar biasa untuk mengurangi biaya dan meningkatkan pendapatan secara substansial dan konsisten. Sebaliknya, mereka mungkin fokus pada tabungan jangka pendek atau aliran pendapatan baru.

Satu hal lagi: Hindari perencanaan harian. Anda dapat beradaptasi setiap hari, tetapi unit perencanaan dan prioritas terpendek adalah satu minggu. Dalam waktu seminggu, Anda dapat memikirkan masing-masing peran Anda dan menentukan hal-hal terpenting yang ingin Anda capai minggu itu dalam peran itu. Jika Anda masuk ke dalam perencanaan harian, Anda didorong oleh hal yang mendesak.

Dengan menghabiskan waktu Anda di Kuadran 2 untuk hal-hal penting yang tidak mendesak, Anda akan hidup lebih seimbang. Anda harus menyadari bahwa tidak melakukan semua yang terjadi adalah OK. Tidak perlu terlalu memaksakan diri. Yang diperlukan hanyalah menyadari bahwa tidak apa-apa untuk mengatakan tidak bila perlu dan kemudian fokus pada prioritas tertinggi Anda.