Efek 'buruk, mengerikan, tidak baik, sangat buruk' dari gangguan kantor

Tahukah Anda bahwa rata-rata pekerja kantor diinterupsi setiap tiga menit dan bahwa mereka dapat mengambil 23 menit hanya untuk kembali ke tempat mereka tinggalkan?

Konsultan efisiensi dan alur kerja Edward G. Brown telah mempelajari efek berbahaya dari gangguan seperti ini terhadap produktivitas kantor, kepuasan kerja, kualitas kinerja, keuntungan perusahaan, dan kepuasan pribadi - dan inilah yang ia temukan:

Melalui penelitian saya, saya telah menemukan bahwa bahkan orang-orang yang sangat disiplin dan terfokus secara rutin kehilangan tiga hingga lima jam sehari menjadi "penjahat waktu" (orang yang menyela mereka, betapapun polosnya). Kesimpulan saya mengkristal, dan saya mulai menuliskannya dalam sebuah buku. Kemudian kesadaran yang tidak nyaman mulai muncul pada saya ….

Saya akan memberi satu atau lebih dari karyawan saya yang luar biasa tugas penting, mendesak, dan segera berangkat - bersemangat, berkomitmen, dan fokus. Tetapi hal selanjutnya yang Anda tahu, saya akan memanggil mereka dengan ide, pertanyaan atau tugas lain. Saya menutup telepon, puas bahwa saya telah menyelesaikan agenda saya dengan baik. Tapi bagaimana menurut Anda perasaan mereka ?

Mengempis, berkecil hati, terganggu - begitulah caranya. Tiba-tiba memulai sebuah proyek yang mereka sangat tenggelam dan bersemangat. Terpaksa mengalihkan perhatian mereka ke subjek lain yang tiba-tiba diminati bos mereka dan merespons dengan semangat yang dibawa karyawan yang baik ke antusiasme bos.

Dengan menyela mereka, saya membuka jalan bagi semua penyakit gangguan yang saya tulis. Saya menjadi bandit waktu.

Terus? Anda mungkin mengatakan. Anda adalah bosnya - bukankah seharusnya prioritas Anda menentukan agenda untuk tim Anda? Inilah "jadi apa":

Pertama, interupsi singkat tidak berbahaya. Mereka bahkan tidak singkat. Singkatnya mereka membuat bandit waktu itu merasa tidak bersalah, tetapi interupsi, tidak peduli seberapa cepat, melakukan kerusakan.

Para karyawan ditarik dari tugas selama berapa lama saya membuat mereka tetap terlibat. Dan ketika saya selesai, apakah Anda mengira mereka mengambil tepat di mana mereka tinggalkan? Tidak, mereka harus membenamkan diri dalam proyek, mengingat di mana mereka berada dan apa yang telah mereka putuskan untuk dilakukan selanjutnya, dan kemudian berharap inspirasi dan antusiasme kembali.

Kemudian mereka harus memadamkan rasa frustrasi mereka karena harus berkumpul kembali, karena mereka telah pada roll dan sekarang terasa basi. Mereka kehilangan momentum, tetapi mereka profesional, jadi mereka menghabiskan energi apa pun untuk kembali ke tempat mereka sebelumnya. Tetapi kelelahan mengikuti pengeluaran energi itu, dan mengetahui bahwa mereka harus menebus waktu yang hilang menyebabkan kesusahan. Kesusahan dan kelelahan menyebabkan kesalahan, yang bahkan membutuhkan waktu lebih lama untuk diperbaiki.

Jadi dengan mencuri waktu karyawan saya, saya merusak pekerjaan mereka, sambil memikirkan betapa hebatnya bos saya sehingga bisa terlibat dengan mereka dengan begitu bebas.

Selanjutnya, saya menciptakan produktivitas dan profit untung . Mempekerjakan orang berarti membayar waktu mereka. Sepanjang waktu itu mereka sia-sia mencoba untuk kembali ke jalur setelah saya menggelincirkan mereka? Saya membayar ekstra untuk itu! Entah dalam lembur, atau membuat orang yang bekerja terlalu banyak senang melalui kenaikan gaji dan bonus, saya menghabiskan lebih banyak untuk mendapatkan lebih sedikit.

Terakhir, saya memberikan contoh yang mengerikan, membuat model yang bertentangan dengan keyakinan saya yang paling dalam tentang individu, kinerja, waktu, dan kepuasan. Jika saya dapat mengangkat telepon dan mengganggu orang-orang yang sibuk dengan nyaman, mengapa orang lain harus melakukan hal yang sama? Budaya interupsi berkembang pesat di mana bos memperlakukan waktu dan konsentrasi warganya seperti komoditas murah.

Pikirkan Anda mungkin bersalah menjadi penjahat waktu juga? Berikut ini beberapa tips:

1. Motivasi diri Anda untuk berubah dengan menghitung biaya kebiasaan Anda.

Perkirakan, secara konservatif, bahwa setiap karyawan kehilangan dua jam sehari karena gangguan. Jumlahkan dolar yang tidak produktif itu per jam. Atau hitung seperti ini: Jika tempat kerja saya tipikal, itu artinya karyawan kehilangan tiga hingga lima jam sehari. Jadi, jika kita benar-benar menghilangkan gangguan, kita bisa bertahan dengan sekitar 30–40 persen lebih sedikit karyawan - atau yang kita miliki dapat menghasilkan lebih banyak pekerjaan. Intinya adalah, letakkan pensil di atasnya, sehingga ketika tekad Anda terputus-putus, Anda bisa mengingat mengapa Anda harus berubah.

2. Periksa hak istimewa Anda di pintu.

Apakah Anda secara tidak sengaja menegaskan hak istimewa eksekutif untuk menuntut perhatian karyawan Anda tanpa terlebih dahulu mempertimbangkan kebutuhan mereka? Jika demikian, perubahan pada awalnya tidak akan mudah. Anda tidak akan menjadi bos jika Anda tidak rela keluar, mendorong maju, mengatasi rintangan dan mengambil risiko di mana orang lain mungkin tidak. Jadi belajar melampiaskan antusiasme dan waktu Anda melakukan introspeksi dan latihan serius.

3. Jangan melakukannya sendiri.

Bicaralah dengan karyawan Anda tentang cara Anda berubah dan mengapa. Mintalah kerja sama mereka. Ajari mereka bagaimana menanggapi Anda ketika Anda kembali melakukan kesalahan (karena Anda akan melakukannya. Saya lakukan, dan saya benar-benar "menulis buku").

Ingat, mereka masih tidak akan pernah berkata, "Tidak, bos, saya terlalu sibuk untuk diganggu oleh Anda!" Anda harus membantu mereka dengan ide-ide untuk menghalangi Anda dengan sopan dengan cara yang melayani Anda berdua, seperti, "Tentu, bos, Saya bisa melakukannya sekarang, tetapi saya sebenarnya hanya beberapa jam dari menyelesaikan laporan yang Anda minta kemarin. Ini cukup rumit, jadi kita berdua mungkin lebih baik jika saya membungkusnya terlebih dahulu. Maka saya akan menelepon Anda, katakanlah, paling lambat jam 3:00, siap untuk memberikan ide baru Anda perhatian penuh saya. Akankah itu berhasil untuk Anda? "

4. Setelah Anda menghentikan kebiasaan interupsi Anda, lihat sekeliling. Apakah ada kontributor perusahaan lain terhadap budaya interupsi?

Denah terbuka yang populer saat ini dapat berkontribusi, terutama jika tidak ada tempat yang tenang dan aturan tentang saling menghargai kebutuhan konsentrasi satu sama lain. Lainnya adalah perhatian berlebihan terhadap berbagai perangkat dan peringatan interupsi. Sekali lagi, mintalah karyawan untuk menciptakan lingkungan terbaik untuk kebutuhan konsentrasi mereka.

Apakah tempat kerja Anda beracun? Pelajari 4 cara Anda dapat mengubah budaya kerja menjadi budaya yang terinspirasi.