Ingin menyelesaikan lebih banyak? tahu tidak. 1 tip produktivitas

Cara paling efektif untuk menyelesaikan lebih banyak adalah menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melakukannya, kata Tony Schwartz, CEO The Energy Project, sebuah perusahaan yang berbasis di New York dengan misi untuk mengubah cara dunia bekerja.

"Jika Anda tidak menciptakan ruang untuk pembaruan dan pengisian bahan bakar, itu seperti mengendarai mobil Formula 1 di trek dan berpikir bahwa Anda akan menang dengan menjadi orang yang mengendarai mobil tercepat untuk yang terpanjang, paling terus menerus, " kata Schwartz . “Itu bahkan tidak berlaku untuk mobil. Jika Anda tidak membuat pit stop yang strategis untuk mengatasi kekosongan tangki bensin Anda dan keausan ban Anda, Anda tidak akan memenangkan perlombaan. ”

Penulis Be Excellent at Anything: Empat Kunci Untuk Mengubah Cara Kita Bekerja dan Hidup, Schwartz mengutip kumpulan penelitian multidisiplin yang berkembang yang menunjukkan pembaruan strategis - termasuk latihan siang hari, tidur siang pendek, jam tidur lebih lama, lebih banyak waktu dari kantor, dan liburan yang lebih lama dan lebih sering - secara signifikan meningkatkan produktivitas di tempat kerja.

Mantra yang lebih baik, lebih digerakkan mesin yang dihasilkan oleh Revolusi Industri tetap lazim di banyak organisasi saat ini bahkan ketika teknologi komputer secara eksponensial mempercepat laju informasi dan fungsi. Tetapi manusia bukanlah mesin yang dapat dihancurkan tanpa memperbarui energi yang mereka keluarkan, Schwartz menjelaskan.

Mengubah Pola Pikir

Schwartz mengutip karya K. Anders Ericsson dari Universitas Negeri Florida sebagai pengubah permainan dalam bidang studi ini. Penelitian Ericsson terhadap individu-individu berkinerja tinggi, termasuk musisi, atlet, aktor dan pemain catur, menemukan bahwa para pemain elit biasanya berlatih dalam sesi tanpa gangguan yang berlangsung tidak lebih dari 90 menit.

“Untuk memaksimalkan keuntungan dari latihan jangka panjang, individu harus menghindari kelelahan dan harus membatasi latihan hingga jumlah yang dapat mereka pulihkan secara harian atau mingguan, ” tutup Ericsson. Produser elit ini mulai di pagi hari, istirahat di antara sesi, dan jarang bekerja selama lebih dari 4½ jam di hari tertentu.

Schwartz mencatat bahwa tubuh secara teratur mengirimkan sinyal-sinyal yang perlu istirahat selama interval-interval ini, tetapi seseorang sering mengabaikan sinyal-sinyal itu, tergantung pada kafein, gula, dan cadangan darurat tubuh - hormon stres adrenalin, noradrenalin, dan kortisol - untuk menutupi kebutuhan.

“Kuncinya adalah memprioritaskan pekerjaan Anda yang paling penting dan melakukannya ketika Anda memiliki energi paling banyak, ” kata Schwartz. "Anda juga harus mengevaluasi nilai perasaan Anda saat bekerja bahkan lebih dari berapa jam yang Anda habiskan."

Baru-baru ini Draugiem Group, sebuah perusahaan jejaring sosial, menggunakan aplikasi produktivitas pelacakan waktu, DeskTime untuk mengikuti kebiasaan karyawannya. Draugiem menemukan 10 persen teratas dari orang-orang paling produktif tidak mencatat jam kerja lebih banyak daripada karyawan lain. "Karyawan paling produktif tidak bekerja penuh selama delapan jam sehari, dan mereka mengambil istirahat 17 menit untuk setiap 52 menit pekerjaan dengan tujuan yang intens, memungkinkan otak mereka untuk meremajakan dan mempersiapkan masa kerja berikutnya, " perusahaan melaporkan .

Jam waktu 52 menit tidak sepenting kesadaran diri akan seberapa banyak yang dapat kita lakukan dan ketika kita perlu istirahat, kata Susan Fletcher, Ph.D., seorang psikolog Texas dan penulis Working in the Smart Zone: Smart Strategi untuk Menjadi Penampil Terbaik di Tempat Kerja dan di Rumah .

"Kita harus memperhatikan tingkat energi kita sama seperti kita harus memperhatikan ketika kita lapar, ketika kita perlu pergi ke kamar kecil dan seterusnya, " katanya. “Kita harus memiliki kesadaran diri yang begitu baik - secara kognitif, fisik, dan emosional - sehingga kita melakukan apa yang terbaik bagi kita.”

Memelihara Fungsi Otak

Penelitian yang lazim juga menegaskan bahwa menjadi multitasker menurunkan produktivitas, kata Fletcher. “Sangat penting untuk menemukan ruang putih emosional emosional sebagai alternatif untuk menjadi multitasker. Ini meningkatkan produktivitas. "

Hanya ada begitu banyak yang bisa diterima otak, catat Schwartz. “Faktanya, sangat sedikit pada waktu tertentu yang bisa kau pahami saat ini, apalagi tetap dipertahankan. Jika Anda mengalikannya dengan lima, 50, 500, Anda benar-benar pada dasarnya mencoba menuangkan air ke dalam gelas penuh. Apa pun yang sudah ada di sana akan tumpah. Anda mungkin mendapatkan sesuatu yang baru, tetapi Anda akan kehilangan sesuatu dalam prosesnya. Obatnya tidak melakukan lebih banyak hal lebih lama, tetapi sebaliknya, dan itulah sebabnya menemukan bahwa ruang putih itu penting. Kelola energi Anda sedemikian rupa sehingga Anda sesekali mengosongkan tangki sehingga ada ruang untuk lebih banyak barang masuk. ”

Stres normal pada hari itu bukanlah musuh, kata Schwartz. “Stres adalah sesuatu yang Anda butuhkan untuk memperluas kapasitas fungsional. Jika Anda ingin membangun bisep, Anda menekankan otot. Jika Anda tidak pulih setelah menekankan bisep dan Anda terus menekankannya, maka bisul itu akan rusak. Di sisi lain, jika Anda tidak cukup menekankan otot, tidak ada peningkatan kekuatan. Pada akhir empat minggu, Anda bisa lebih lemah. Terlalu banyak stres atau terlalu sedikit stres sama-sama mahal. Ini benar-benar pergeseran ke pemahaman bahwa kita secara fisiologis dirancang untuk berhenti, dan ketika kita melakukannya, kita lebih sehat, dan kita tidak sakit. "

Orang sering keliru menganggap proses produktivitas hanya sebagai salah satu cara mengatur waktu dengan lebih baik. “Semua aplikasi ini dapat kita gunakan, semua lonceng dan peluit yang dapat memberitahu kita apa yang harus dilakukan, itu sebenarnya bukan kuncinya, ” kata Fletcher, “Saya selalu mengatakan bahwa manajemen waktu hanya untuk pemula. Itu tempat untuk memulai. Tetapi tempat untuk fokus adalah perhatian dan energi kita, karena beberapa hal memberi kita energi dan beberapa hal menghisap kita. "

Menyeimbangkan Kebutuhan Energi Kita

Schwartz telah lama menganjurkan bahwa orang-orang berada dalam kondisi terbaiknya ketika mereka bergerak di antara mengeluarkan energi dan sesekali memperbarui empat kebutuhan energi mereka: fisik, emosional, mental, dan spiritual.

Melangkah dari satu tugas ke tugas lain tidak membeli waktu perpanjangan, katanya. “Bekerja pada proyek yang sulit selama satu setengah jam dan kemudian menjawab email Anda tidak berarti apa-apa. Apa yang Anda cari adalah bentuk pembaruan yang memulihkan Anda, membuat Anda merasa segar. "

Tidak ada satu formula untuk proses itu. "Ini sangat pribadi, " kata Schwartz. "Yang harus Anda lakukan adalah bertanya pada diri sendiri pertanyaan, Bagaimana perasaan saya ketika saya dalam kondisi terbaik? Kebanyakan orang menjawab pertanyaan itu, dengan mengatakan, saya merasa senang, bertunangan, bersemangat, fokus, di zona itu . Persis. Ketika Anda menyadari bahwa Anda tidak merasa seperti itu, Anda harus memperbarui. "

Sangat penting untuk belajar menyadari perasaan Anda karena Anda tidak dapat mengubah apa yang tidak Anda perhatikan, katanya.

"Jika Anda duduk, berdiri. Jika Anda berdiri, duduk. Jika Anda di dalam, pergi ke luar. Jika Anda menggunakan cahaya buatan, cari cahaya alami. Itu sebabnya pembaruan bisa aktif atau pasif. Jika Anda tidak banyak bergerak, ini adalah pembaruan yang sangat baik untuk bergerak, apakah itu berarti berjalan-jalan atau naik turun tangga atau melakukan semacam aktivitas fisik yang lebih berat. Apa yang dilakukan gerakan fisik adalah menenangkan pikiran dan menenangkan emosi, dan itu adalah sumber pembaruan yang sangat berharga. Pembaruan pasif adalah Anda diam. Kamu bermeditasi. Kamu bernafas. Anda membuat panggilan telepon ke seseorang yang Anda cintai. Anda tidur siang. Anda melakukan yoga yang sangat lembut. ”

Beristirahat di tengah hari untuk melakukan sesuatu yang membuat segalanya mengalir lebih baik meningkatkan produktivitas bagi banyak orang, kata Fletcher.

"Tujuan latihan Anda berbeda dari sekadar berolahraga di pagi atau malam hari, " katanya. “Banyak orang mulai mengingat hal-hal yang mereka lupakan sepanjang hari ketika mereka pergi tidur di malam hari. Itu karena ada sedikit kompetisi untuk berpikir pada saat itu. Tetapi jika Anda berolahraga di tengah hari - bahkan jika itu hanya jalan-jalan sendiri - yang memungkinkan proses refleksi terjadi ketika itu bisa lebih produktif. Anda juga dapat menjadwalkan waktu kreatif atau hanya membaca atau mengerjakan daftar tugas untuk minggu ini. Hal-hal ini tidak akan terjadi secara default. "

Tugas sederhana mempersiapkan sebelumnya untuk rapat alih-alih menunggu sampai menit terakhir dapat sangat meningkatkan produktivitas kita, catat Fletcher. “Kamu butuh beberapa poin. Persiapan menentukan seberapa sukses Anda akan menjadi. "Dia juga mendesak tiba beberapa menit lebih awal untuk membiarkan otak Anda tenang.

Daftar tugas jelas bisa menjadi alat yang berharga, kata Fletcher, tetapi "jika Anda memiliki satu daftar panjang yang besar - ​​dan ini adalah barang-barang lama Stephen Covey - Anda lebih diingatkan tentang apa yang belum selesai dibandingkan dengan apa yang Anda miliki. . Petakan daftar tugas yang harus Anda lakukan dalam waktu seminggu. Kamis mungkin merupakan hari yang lebih baik untuk membalas panggilan telepon daripada mencoba memerasnya pada hari-hari di mana Anda memiliki lebih banyak kegiatan. ”

Dan meskipun beberapa orang melakukan tugas-tugas termudah dalam daftar mereka untuk membangun momentum dan mulai memeriksa hal-hal dengan cepat, Fletcher mencatat bahwa penelitian menunjukkan bahwa menangani hal yang paling sulit pertama "membantu Anda merasa kuat dengan cara yang produktif."

Demikian juga, ia menghindari rekap hari tetapi malah mempertimbangkan apa yang perlu terjadi besok. "Pindahkan beberapa tugas yang belum selesai ke besok, tetapi tidak produktif untuk terjebak dalam apa yang tidak terjadi."

Ide tidur siang mungkin bertentangan dengan etika kerja yang berlaku di sebagian besar perusahaan, di mana downtime biasanya dipandang sebagai waktu yang terbuang, tetapi penelitian University of California, Riverside, profesor Sara C. Mednick dalam ilmu tidur siang menunjukkan bahwa tengah hari menutup mata dapat membantu fungsi kognitif, pemecahan masalah, pembelajaran persepsi dan memori verbal. Studinya juga menemukan bahwa tidur siang selama 60 hingga 90 menit meningkatkan hasil tes memori sebanyak delapan jam tidur.

Di Luar Kotak Kantor

Ada langkah-langkah penting, jika tidak kadang-kadang jelas, dalam proses pembaruan di luar kantor yang dapat meningkatkan kinerja juga. Sebuah studi Harvard yang diterbitkan pada 2011 memperkirakan bahwa kurang tidur merugikan perusahaan-perusahaan Amerika $ 63, 2 miliar per tahun karena kehilangan produktivitas.

"Jika Anda akan mengubah satu perilaku tunggal dalam hidup Anda menjadi lebih produktif untuk sebagian besar populasi, itu akan lebih banyak tidur, " kata Schwartz.

Fletcher juga mendesak klien untuk menghabiskan waktu sendirian, apakah itu mengemudi untuk bekerja atau bepergian. "Singkirkan semua obrolan, " katanya. “Bersikap nyaman dengan perusahaan Anda sendiri karena saat itulah Anda benar-benar selaras dengan apa yang penting. Jika kita tidak bisa memusatkan diri kita, kita mulai melakukan agenda orang lain daripada kita sendiri.

“Kita harus mencabut waktu besar. Kami terlalu mengandalkan aksesibilitas. Sebagai seorang dokter, saya harus memberitahu orang-orang untuk mengeluarkan Facebook dari telepon, karena mereka akan mengeluh tentang bagaimana mereka tidak produktif tetapi segera mulai berbicara tentang halaman Facebook mereka. Kami terlalu mengandalkan itu. Ini memberi kita rasa persahabatan, tetapi dengan mengorbankan persahabatan yang jauh lebih sehat. Itu bagian otak yang berbeda. Kita perlu mempertimbangkan hal-hal itu. ”

Hal terpenting yang dapat kita lakukan untuk kesejahteraan kita adalah mengejar hal-hal yang kita nikmati, kata Schwartz. “Itu pembaruan emosional. Itu bukan pembaruan fisik, meskipun kadang-kadang bisa. Jika Anda memikirkannya, apa itu ketahanan? Ketahanan adalah kemampuan untuk bangkit kembali dengan cepat dari beberapa bentuk kesulitan. Anda lebih ulet ketika Anda memiliki lebih banyak emosi positif di dalam tangki, sehingga ketika sesuatu yang buruk terjadi itu tidak menempatkan Anda dalam keputusasaan dan kekosongan total. Anda memiliki cukup di tangki untuk bangkit kembali. "

Ambil Hari Libur Itu

Melepaskan diri dari kantor dan benar-benar memutuskan hubungan dengannya, sangat penting, baik yang diperhatikan Schwartz maupun Fletcher. Pada tahun 2006, kantor akuntan Ernst & Young melakukan penelitian internal terhadap 50.000 karyawannya dan menemukan bahwa untuk setiap tambahan 10 jam liburan yang diambil, peringkat kinerja akhir tahun mereka dari para pengawas (pada skala 1 sampai 5) meningkat sebesar 8 persen. Namun sebuah survei Harris Interactive menemukan bahwa orang Amerika meninggalkan rata-rata 9, 2 hari liburan yang tidak digunakan pada tahun 2012 - naik dari 6, 2 hari pada tahun 2011.

"Saya pikir menunda liburan benar-benar menjadi lebih buruk, karena setelah resesi terakhir, saya pikir orang takut untuk mengambil liburan karena mereka menganggap pekerjaan mereka mungkin hilang jika mereka pergi, " kata Schwartz. "Dunia digital telah membuat orang merasa bahwa entah bagaimana mereka tidak dapat memutuskan sambungan bahkan ketika mereka pergi berlibur, dan bahwa mereka tentu saja tidak bisa pergi terlalu lama."

Proyek Energi terus mendorong amplop dengan karyawannya untuk menentukan keseimbangan optimal antara kerja dan liburan, kata Schwartz. "Perusahaan menawarkan semua karyawan di tahun pertama liburan lima minggu, di tahun kedua liburan enam minggu, dan di tahun kelima liburan tujuh minggu, " katanya. "Jika kita menilai dari garis bawah, kita memiliki pertumbuhan spektakuler yang terus meningkat bahkan ketika kita telah menambahkan lebih banyak waktu luang untuk orang-orang."

Selama bertahun-tahun, Proyek Energi telah bekerja di tingkat individu untuk mengajarkan strategi orang dan pemahaman tentang ide energi versus waktu, kata Schwartz. "Kami tertipu karena percaya bahwa karena orang menyukainya, itu berarti bahwa itu mengubah cara mereka bekerja dan, yang lebih penting, cara organisasi bekerja, " katanya. “Yang akhirnya kami temukan adalah mereka menyukainya, tetapi mereka tidak dapat melakukannya karena organisasi menolak. Ketika kami masuk hari ini, kami memberi tahu organisasi sejak awal, jika Anda hanya ingin kami melatih individu untuk menjadi lebih baik dalam hal ini, kami akan melakukannya, tetapi itu tidak akan mengubah masalah. Ini klasik: Anda menarik gulma, tetapi gulma masih memiliki akar yang lebih dalam; itu hanya akan tumbuh kembali dalam waktu singkat. "

Langkah terbesar dalam mengendalikan produktivitas adalah yang pertama. Jadi, mulailah mesin Anda: Hanya tahu kapan harus menginjak rem, mengisi bahan bakar dan menemukan bendera kotak-kotak itu.

Lihatlah 6 tip produktivitas dari orang-orang yang menyelesaikan sesuatu, seperti Mark Zuckerberg dan Marissa Mayer.