7 Cara mudah memaksimalkan ruang kerja dan produktivitas Anda

"Menjadi sibuk berarti melakukan hal-hal, tetapi menjadi produktif berarti menyelesaikan sesuatu." Kata-kata Wiser mungkin tidak pernah diucapkan, meskipun asal anonim dari kutipan inspirasional itu. Sebagai seorang pemimpin, saya mempercayainya lebih dari sebelumnya - meskipun saya tidak sepenuhnya memahaminya di awal karier saya. Bahkan, saya menghabiskan waktu bertahun-tahun mencoba berbagai strategi yang bertujuan memaksimalkan produktivitas saya. Dan saya terus belajar lebih banyak; ini merupakan eksperimen seumur hidup.

5 Strategi untuk Hari Kerja Paling Produktif Anda

Saya sudah mencari jawaban yang tinggi dan rendah, tetapi solusi kunci benar-benar tepat di depan saya: meja saya berantakan. Itu penting karena Anda tidak hanya kehilangan waktu memilah-milah kekacauan, tetapi ruang yang tidak terorganisir menciptakan energi negatif. Tentu, saya menyelesaikan banyak hal, dan saya terus belajar dan tumbuh dalam karier saya, tetapi baru pada usia 40-an saya akhirnya menemukan apa yang berhasil dalam memaksimalkan ruang kerja saya.

Sekarang saya sudah sepenuhnya mengimplementasikan formula, saya jauh lebih bahagia dan jauh lebih produktif. Meja saya sekarang adalah oasis saya. Mengadopsi tujuh kebiasaan ini membuat perbedaan:

1. Bersihkan ruang Anda.

Menyederhanakan sering berarti membersihkan. Beberapa orang secara alami lebih teratur, tetapi penelitian menjelaskan bahwa ruang kerja yang rapi dan disederhanakan mempromosikan produktivitas bagi semua orang. Ini juga memengaruhi hubungan Anda dengan rekan kerja, karena banyak orang menganggap rekan kerja dengan area kerja yang berantakan atau malas adalah malas atau tidak terorganisir.

Pikirkan tentang kesan pertama yang Anda miliki. Ketika Anda berjalan ke restoran, hotel, toilet atau toko yang bersih, Anda perhatikan. Dan, sadar atau tidak, Anda percaya bahwa perusahaan peduli dengan detail dan bangga dalam pekerjaan. Saya selalu merasa bahwa meluangkan waktu beberapa menit untuk memastikan ruang kerja Anda rapi dan rapi akan memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih besar dan akan membuat Anda terlihat lebih kompeten dalam prosesnya.

2. Ciptakan energi yang tepat.

Ruang kerja Anda mencerminkan siapa Anda, jadi buatlah itu ramah, menenangkan, dan fokus. Formulanya cair, tetapi menggabungkan beberapa sentuhan pribadi - satu atau dua gambar, tanaman pot kecil, kubus Rubik - dengan banyak ruang meja terbuka akan memberikan keajaiban bagi fokus mental Anda. Kualitas pencahayaan yang tidak terlalu mencolok dan tidak terlalu redup juga penting untuk produktivitas optimal.

Saya lebih suka minimalis ketika saya mengatur ruang kerja saya - bebas dari gangguan. Dan saya percaya energi positif membuat Anda lebih produktif. Sulit untuk digambarkan, tetapi Anda tahu kapan Anda merasakannya; itu pasti tidak sama untuk semua orang. Tetapi penting bagi Anda untuk mengelilingi diri Anda dengan barang-barang, perabotan, dan orang-orang yang menciptakan energi positif untuk Anda . Bagi saya, itu berarti warna-warna netral, pencahayaan yang bagus, tanaman, akses ke cahaya alami dan (tentu saja) rekan kerja yang luar biasa.

Seperti Ini Meja Anda Seharusnya Berdasarkan Jenis Kepribadian Anda

3. Matikan pemberitahuan Anda.

Anda sedang menonton seseorang memberikan presentasi, dan peringatan terus muncul di layar mereka. Mereka bertindak seolah itu bukan gangguan, tetapi mereka harus menghentikan sebentar dan menutup pemberitahuan sebelum melanjutkan. Kita semua pernah melihatnya; itu terjadi setiap saat. Kemungkinannya, itu terjadi di meja Anda juga.

Salah satu hal terbaik yang saya lakukan untuk produktivitas saya adalah mematikan notifikasi. Sama sekali tidak ada yang muncul di layar komputer saya, dan tidak ada yang membuka telepon saya kecuali keluarga saya. Gagasan bahwa selalu ada membuat Anda menjadi pekerja yang lebih baik adalah mitos. Matikan peringatan Anda, buat blok waktu untuk memeriksa pesan, dan saksikan peningkatan produktivitas Anda.

4. Kurangi kertas.

Kekacauan di meja Anda dan di ruang kerja Anda memperlambat Anda, mengalihkan perhatian Anda dan meningkatkan stres Anda. Anda mungkin tidak membutuhkan sebagian besar barang-barang di meja Anda, dan segala kertas yang mungkin Anda butuhkan nanti dapat disimpan. Namun, secara keseluruhan, mencari melalui dokumen yang disimpan secara elektronik jauh lebih efisien daripada menggali tumpukan dokumen.

5. Buat tumpukan.

Saya mengakuinya - saya seorang penumpuk. Sejelas saya menjaga area kerja saya, saya selalu memiliki setumpuk kertas di salah satu sudut meja saya, siap untuk perhatian saya. Saya membuat tumpukan saya sepanjang hari dan membersihkannya sebelum akhir hari atau hal pertama di pagi hari. Saya juga menutupi tumpukan saya sehingga saya tidak terganggu oleh apa yang ada di atas. Dengan cara ini, saya tahu apa yang perlu saya perhatikan segera dan dapat tetap fokus pada tugas yang lebih tepat waktu.

6. Simpan notebook.

Ini mungkin tampak kuno, tetapi penelitian telah menunjukkan bahwa menulis catatan dengan tangan menciptakan retensi yang lebih baik. Menulis daftar atau agenda setiap hari memungkinkan Anda untuk menyortir dan memprioritaskan kegiatan di kepala Anda, sehingga Anda memasuki hari Anda dengan lebih jelas dan fokus. Saya selalu menjaga notebook terbuka di meja saya, di samping tumpukan kertas saya, dan membawanya ke semua pertemuan saya.

Gagasan itu divalidasi ketika saya membaca bahwa Sir Richard Branson memiliki buku catatan bernilai bertahun-tahun yang penuh dengan ide dan pemikiran yang tak terhitung jumlahnya. Saya sudah mencoba banyak buku catatan selama bertahun-tahun. Bagi saya, itu halaman putih kosong tanpa garis. Tata letak yang sederhana dan bersih ini memungkinkan saya untuk membuat sketsa ide, menulis beberapa kata, membuat daftar, dll. Ini mengalir bebas, yang berfungsi untuk saya.

Bagaimana Jurnal dengan Tangan Mengubah Hidup Saya

7. Rencanakan waktu orang.

Setiap pekerjaan membutuhkan waktu dengan rekan kerja dan vendor. Baik itu memeriksa karyawan yang Anda awasi, menjawab email pelanggan atau mendengarkan panggilan tentang produk Anda, orang-orang membutuhkan waktu. Saya terbiasa mengabaikan ini, kembali ketika saya menjadwalkan tugas untuk mengisi setiap menit dari hari kerja saya.

Sekarang, saya mencoba menghemat sekitar 30 persen waktu saya di kantor untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan orang. Mengetahui bahwa saya memiliki waktu yang disisihkan memungkinkan saya untuk hadir bersama mereka. Saya tidak seharusnya melakukan hal lain dengan menit-menit itu - dan mengetahui bahwa itu membuat perbedaan besar.

Di sekolah, ia diajarkan sebagai MBWA: manajemen dengan berjalan-jalan. Sebagai seorang anak yang bekerja di salon rambut ibuku, ia memperhatikannya merawat klien pribadinya, tetapi juga mengawasi mentornya sesama ahli tata rias dan berbicara dengan klien mereka. Sebagai pelayan di kampus, ia mengamati semua bagian yang bergerak. Di sini, di VARIDESK, memungkinkan saya untuk terbang dengan ketinggian 30.000 kaki sambil juga mengalami apa yang terjadi dengan tim saya di medan perang bisnis.