Pelajaran mahasiswi dalam delegasi: apa yang tidak boleh dilakukan

Dulu saya bagus dalam pendelegasian, hampir terlalu bagus seperti yang diperintahkan kepada saya. Ketika saya menjadi ketua humas untuk perkuliahan kuliah saya, saya menyelenggarakan acara penghargaan guru tahunan selama seminggu. Dengan setiap tugas harian yang pecah, saya menugaskan anggota komite saya tugas yang berbeda sesuai dengan kekuatan mereka.

Gadis yang tahu kaligrafi menulis catatan.

Gadis licik yang menyukai pita tulle membuat keranjang hadiah.

Gadis-gadis ceria yang semua orang tahu mengirimkan barang setiap pagi.

Dengan kontribusi tanda tangan semua orang pada proyek, saya memulai acara dengan cepat dan mudah. Bagaimana? Saya menetapkan setiap tugas. Saya tidak menulis satu catatan pun, mengumpulkan satu keranjang atau bangun lebih awal untuk mengangkut satu keranjang di kampus. Singkatnya, saya tidak benar - benar melakukan apa pun, kecuali mengenali bakat apa yang dimiliki kakak-kakak perempuan saya.

Kemudian, saya mendapat umpan balik dari anggota komite yang memberi saya pujian mahasiswi jagoan backhand sempurna. “Shelby sangat terorganisir dan memiliki segalanya di bawah kendali dan didelegasikan, begitu banyak sehingga dia tidak perlu berbuat banyak. Dia hampir mendelegasikan terlalu baik. "

Saya mendelegasikan terlalu baik … itu pertama dan terakhir kali saya mendengarnya. Saat ini, saya mengenali ketika saya mengalami kesulitan mendelegasikan bahkan tugas-tugas kecil yang didefinisikan dengan baik dan bagaimana hal itu menciptakan hambatan untuk tugas-tugas yang lebih besar dan tidak terdefinisi. Namun seringkali tugas yang tidak terdefinisi adalah yang paling penting dan paling bermanfaat.

Belajar mendelegasikan masih merupakan pekerjaan yang sedang berjalan untuk saya, tetapi untungnya pekerjaan saya untuk SUCCESS.com membantu saya belajar bagaimana menjadi lebih baik. Berikut adalah 3 hal yang baru-baru ini saya pelajari untuk didelegasikan dengan lebih efisien:

1. Pertama, jangan minta maaf karena mendelegasikan.

Mungkin gadis Katolik saya bersalah, tetapi kadang-kadang saya masih merasa bersalah mengambil tugas dari daftar pekerjaan saya dan memberikannya kepada orang lain. Pada permukaannya, manfaat nyata dari delegasi adalah meringankan beban kerja Anda, tetapi itu bukan yang terpenting.

Delegasi memberikan tantangan bagi tim Anda dan mendorong mereka untuk mengembangkan kemampuan di luar uraian tugas dasar mereka. Pengembangan ini mempersiapkan mereka untuk penugasan dan promosi di masa depan. Sungguh, itu satu-satunya cara untuk membantu tim Anda tumbuh.

2. Tahu apa yang harus diserahkan.

Ada banyak kali saya berhenti menulis di email untuk menanyakan apakah saya perlu menetapkan tugas ini sejak awal. Sebaliknya, kolumnis SUCCESS.com Patti Johnson mengajukan pertanyaan yang berbeda, “Tanyakan pada diri sendiri: Haruskah saya? Apakah Anda satu-satunya yang dapat melakukan pekerjaan ini? "

Delegasi bukan tentang apakah Anda dapat melakukan sesuatu, tetapi apakah Anda harus melakukannya.

Hal terbaik untuk didelegasikan adalah:

• Tugas rutin atau berulang yang terjadi setiap minggu, bulan atau kuartal
• Tugas yang menyenangkan atau menarik. Jangan menyimpan semua hal yang menyenangkan untuk diri sendiri.
• Keterampilan seperti menulis, desain atau analisis data yang orang lain dapat lakukan lebih baik atau lebih cepat daripada Anda
• Tugas terampil yang akan mengembangkan dan bermanfaat bagi anggota tim Anda
• Tugas yang panjang dan membosankan yang akan memakan waktu lebih banyak daripada uang

3. Tahu apa yang tidak boleh didelegasikan.

Baik itu lingkup pekerjaan yang belum terbentuk atau proyek yang tidak memiliki informasi penting, jangan pernah mendelegasikan tugas yang tidak dapat Anda jelaskan dengan jelas. Ada perbedaan antara menginginkan seseorang untuk "mengambil dan lari, " dan hanya ingin mereka mengambilnya tanpa arah.

Hal-hal lain yang tidak boleh Anda delegasikan:

• Dukungan dan kepemimpinan tim. Itu selalu pekerjaanmu.
• Kecaman atau masalah personel yang sensitif
• Situasi krisis
• Potongan proyek bukan keseluruhan. Anggota tim perlu melihat gambaran besar untuk memahami proyek dengan baik.