Yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam percakapan yang sulit

Bayangkan sejenak bahwa Anda akan duduk bersama seorang karyawan untuk membahas perubahan baru yang menarik bagi perusahaan Anda. Mungkin Anda penuh semangat, yakin dia akan merasakan hal yang sama dengan Anda. Kemudian Anda menyampaikan berita dan Anda disambut dengan tatapan kosong, napas pasif atau bahkan bantahan yang marah.

Tidak peduli seberapa siap Anda berpikir Anda, beberapa percakapan tidak akan berjalan seperti yang Anda pikirkan. Tetapi itu tidak berarti Anda harus menyerah dan meninggalkan semua percakapan yang sulit untuk menyelesaikannya. Setelah semua, dalam survei online 1.000 karyawan, 91 persen mengatakan bahwa masalah komunikasi menyeret eksekutif ke bawah. Data mengungkapkan bahwa sebagian besar pemimpin kehilangan peluang penting untuk terlibat yang dapat menempatkan mereka sebagai lebih dapat dipercaya bagi karyawan mereka.

Sebagai seseorang yang telah mengelola orang lain selama lebih dari 25 tahun, saya telah melihat nilai dari komunikasi yang jujur ​​dan terbuka antara seorang karyawan dan majikan, tetapi saya pasti tersandung di sepanjang jalan. Meskipun kecelakaan komunikasi ini bukan momen paling membanggakan saya, mereka telah mengajari saya pelajaran berharga sebagai manajer, termasuk cara memperbaiki hubungan dan memiliki percakapan yang lebih konstruktif. Saya telah mengambil beberapa hal penting dan tidak boleh dilakukan dalam perjalanan saya, seperti:

1.

Mempersiapkan percakapan yang sulit sangat penting untuk keberhasilannya. Namun, ada perbedaan besar antara mencatat dan membuat naskah. Yang terakhir tidak akan ada gunanya bagimu.

“Percakapan yang sulit cenderung berjalan dengan baik bila Anda menganggapnya sebagai percakapan biasa, ” kata Holly Weeks, penulis Failure to Communicate . Karena lawan bicara Anda tidak mengetahui dialognya, percakapan dapat menjadi canggung dan palsu. Untuk percakapan yang lebih alami dan produktif, pilih beberapa poin penting untuk diatasi, dan fleksibellah dengan percakapan berikutnya.

2.

Penting bagi Anda, sebagai manajer, untuk sejelas mungkin selama percakapan yang sulit. Mulailah dengan menyatakan apa yang ingin Anda capai selama pertemuan ini dan minta karyawan untuk melakukan hal yang sama. Kemudian selesaikan topik yang ada, serta proses pemikiran di baliknya.

3.

Sebagai manusia, kita semua memiliki gagasan yang terbentuk sebelumnya, tetapi berpegang pada asumsi-asumsi itu selama percakapan yang sulit adalah suatu kesalahan. Sebagai contoh, beberapa tahun yang lalu, saya memimpin sebuah tim yang kami butuhkan untuk melakukan restrukturisasi. Kami perlu melangkah lebih jauh di bidang-bidang di mana kami adalah yang terbaik dan yang kami dikenal sebagai para ahli, tetapi ini juga berarti melepaskan beberapa hal yang tidak sepenting itu. Jadi saya harus melakukan beberapa percakapan dengan karyawan tentang bagaimana peran mereka akan berubah. Satu percakapan adalah pengalaman belajar yang luar biasa bagi saya.

Saya begitu yakin dengan arah kelompok kami sehingga saya gagal menjelaskan sepenuhnya peran satu karyawan dan bagaimana itu berubah. Saya berasumsi dia akan memahami pentingnya perubahan karena dia adalah pemimpin senior, tetapi saya gagal mengartikulasikan bagaimana dia cocok dengan gambaran yang lebih besar secara khusus. Karena itu, dia tidak mengerti pentingnya dirinya bagi perusahaan dan nilai tambahnya.

Dibutuhkan dua orang untuk melakukan percakapan, jadi pertimbangkan perspektif rekan Anda. Pikirkan masalah yang Anda hadapi dari sudut pandang Anda. Kemudian renungkan apa yang menurut karyawan Anda adalah masalahnya. Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan kedua, tanyakan langsung padanya. Ketika Anda berusaha berempati dengan karyawan Anda, dia akan lebih terbuka untuk melakukan percakapan yang produktif.

Setelah berbicara dengan karyawan saya tentang perubahan struktural, saya memahami isyarat sosialnya dan memintanya untuk memberi tahu saya bagaimana perasaannya. Saat itulah saya menyadari bahwa saya perlu menempatkan diri pada posisinya. Jadi saya menjelaskan bagaimana memindahkan beberapa pekerjaannya akan memungkinkannya untuk menyelam lebih dalam ke bidang keahliannya. Setelah saya melakukannya, dia menjadi salah satu juara terbesar di departemen untuk perubahan ini.

4.

Mungkin tergoda untuk bertindak membela diri atau bahkan menjadikan diri Anda korban selama diskusi yang sulit, tetapi Anda harus menghindari kedua taktik ini dengan cara apa pun. Menolak menyalahkan atau membuat pernyataan seperti, "Ini benar-benar sulit bagi saya!" Atau "Saya merasa tidak enak tentang ini!" Selama percakapan yang sulit hanya membuat Anda tampak mengabaikan kebutuhan karyawan Anda. Alih-alih, akui peran Anda dalam diskusi dan bagaimana Anda akan menyelesaikan masalah ini bekerja sama dengan karyawan Anda.

5.

Percakapan yang sulit mungkin tidak menyenangkan, tetapi belas kasih membantu Anda menyampaikan berita sulit dengan cara yang jujur ​​dan adil. Pada akhirnya, percakapan restrukturisasi saya berhasil karena saya menanggapi kebutuhan karyawan dengan belas kasih. Begitu saya mengerti mengapa dia prihatin, saya bisa bersimpati dan merespons sesuai. Ingatlah bahwa penting untuk tidak hanya menanggapi kekhawatiran karyawan saat mereka muncul, tetapi juga untuk tetap di depan mereka untuk meyakinkan karyawan Anda bahwa mereka adalah rekan tim yang berharga.

Melakukan percakapan yang sulit dengan karyawan Anda tidak pernah mudah atau menyenangkan - terutama ketika karyawan itu bereaksi berbeda dari yang Anda perkirakan. Tetapi tetap penting untuk merenungkan pengalaman-pengalaman ini. Setelah percakapan yang melelahkan, luangkan waktu untuk mempertimbangkan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak, serta apa yang dapat Anda lakukan secara berbeda di masa depan. Dalam hubungannya dengan transparansi, mendengarkan secara aktif dan sikap yang benar, refleksi diri akan membantu Anda mengatasi percakapan yang sulit secara langsung.